måndag 24 september 2012

Förändringsmodell vid informationsanvändning för ökad BI-mognad


En BI-lösning är inte mycket värd om den inte ger avkastning på satsat kapital och förbättrar vinsten. BI handlar i mångt och mycket om att leverera affärsvärde. Mer specifikt är det en fråga om att använda BI för att:

  • Förbättra styrprocesser (så som planering, styrning, mätning, övervakning och förändring) så att ledningen kan öka omsättningen, minska kostnaderna eller både och
  • Förbättra de operativa processerna (så som säljkampanjer, orderhantering, inköp osv) så att verksamheten kan öka omsättningen, minska kostnaderna eller både och

Sett från ledningens synvinkel innebär detta att det krävs en kulturändring i hur organisationen använder information för att dra nytta av BI-lösningen. För att göra detta behöver man åstadkomma följande:

  • Omdefiniera rollen som information spelar i organisationen. Här kan organisationer dra stor nytta av BI om ledningen kan fundera över hur vikten av information som vinstmedel ska belysas.
  • Förändra hur informationskrav definieras, d.v.s. komma ifrån ”listrapporter för alla”-tänket och sikta in sig mer på processer för analys och faktabaserade beslut. Mycket kan göras här för att förbättra processerna i kärnverksamheten och då krävs det att ledningen kan förbättra sättet som organisationen definierar informationskrav på.
  • Förändra beteendet vid informationsanvändning. Här handlar det om att lämna ad hoc beslutsfattanden som det var förut då information inte alltid var tillgänglig och gå mot att fatta faktabaserade beslut med hjälp av BI.

Detta förändringsarbete kan ses som en mognadsprocess för BI-lösningen i organisationen enligt figur.





Steg 1


  • Informationsfokus: Vad vill användaren ha (lista av data)
  • Avkastningspotential: Begränsad
    • Här handlar det om klassisk informationshantering där fokus ligger på vad användaren vill ha av BI-teamet. Typiskt exempel är när man sammanställer data rakt upp och ner i en enkel listrapport. Problemet här blir alltså att användaren kommer att betrakta sin dagliga användning av information på samma ostrukturerade sätt som man gjorde innan.

Steg 2


  • Informationsfokus: Vad, varför och i någon mån vem, när och vart
  • Avkastningspotential: Hög
    • Här måste ledningen/chefer inse att det behövs en omdefiniering av rollen som information har i organisationen. D.v.s. lämna listrapporterandet och jobba mer med att koppla informationsbehov med verksamhetsmål och processer. Då lämnar man fokus i steg ett ovan och istället riktar in sig på att besvara frågor som varför information behövs av verksamheten, vem behöver det, när, var? Detta då informationsbehov är/ska vara direkt kopplade till verksamhetsprocesser som stödjer verksamhetsmålen. 

Steg 3


  • Informationsfokus: Vem, vad, när, vart, varför och hur
  • Avkastningspotential: Optimal
    • Det sista steget i mognadsprocessen innebär förbättringar utöver det som finns i steg två. Det uppnås genom att betrakta hela organisationens processer för informationsanvändning. Nu handlar det inte bara om att leverera rätt information till rätt människor på rätt plats och rätt tidpunkt. Istället strävar man här efter att skapa fullständig förståelse för detaljerna i hur informationen kan användas på bästa sätt när den väl har levererats till verksamheten.
    • Här uppnår man en nivå bortom godtyckliga och ad hoc-mässiga beslut som tas av enskilda verksamhetspersoner. Dessa ersätts med beslutsprocesser på organisatorisk nivå som optimerar informationsanvändandet genom hela organisationen.

Källa:
Williams, S., Williams, N. 2006 The Profit Impact of Business Intelligence, Morgan Kaufmann Publishers In


Inga kommentarer:

Skicka en kommentar